Система расчёта KPI

Общее описание функционала

Система расчета KPI (ключевых показателей эффективности) предназначена для автоматической оценки работы сотрудников технической поддержки на основе выполнения заявок. Система позволяет:

• Рассчитывать показатели эффективности сотрудников на основе количества выполненных заявок
• Учитывать нормативы выполнения заявок по подразделениям
• Автоматически рассчитывать бонусы и вычеты в зависимости от выполнения нормы
• Учитывать рабочий календарь, праздничные дни и отсутствия сотрудников (больничные, отпуска)
• Учитывать выездные заявки с увеличенным коэффициентом
• Применять пороговые значения для ограничения начисления бонусов и вычетов
• Автоматически создавать начисления и удержания в финансовом модуле после утверждения расчетов
• Экспортировать утвержденные расчеты в Excel

Система работает по принципу:

1. Для каждого сотрудника рассчитывается норма выполнения заявок на основе дневного норматива его подразделения и количества рабочих дней в периоде
2. Стоимость одной заявки рассчитывается как зарплата сотрудника, деленная на норму заявок
3. Сотрудник получает 100% выполнения, если количество выполненных заявок (с учетом выездных) составляет от 90% до 110% от нормы
4. При превышении нормы начисляются бонусы, при недовыполнении - вычеты
5. Бонусы и вычеты не применяются, если достигнуты пороговые значения по количеству активных заявок

Расчеты могут создаваться вручную или автоматически (1-го числа каждого месяца за предыдущий месяц). Все расчеты требуют утверждения уполномоченными сотрудниками.

Описание функций

Просмотр матрицы KPI

1. Перейдите в меню Финансы -> KPI
2. На странице отображается матрица показателей сотрудников

Фильтры

На странице доступны фильтры:

• Подразделение - фильтр по подразделению сотрудника
• Сотрудник - фильтр по конкретному сотруднику
• Период - выбор месяца и года (доступны последние 12 месяцев от текущего)

Фильтры применяются автоматически при выборе значения (без перезагрузки страницы). Для сброса фильтров нажмите кнопку «Reset filters».

Отображение данных

Для текущего месяца отображаются динамические данные (рассчитываются на лету) с иконкой "Online". Для прошлых месяцев отображаются данные из сохраненных расчетов:

• «Approved» (зеленый значок) - утвержденный расчет
• «Preliminary» (желтый значок) - предварительный расчет (еще не утвержден)

Если для сотрудника есть сохраненный расчет, его имя является ссылкой на страницу деталей расчета.

Столбцы таблицы

• Сотрудник - ФИО сотрудника
• Статус - статус данных (Online, Approved, Preliminary)
• Рабочие дни - количество рабочих дней в периоде (с учетом отсутствий)
• Норма - нормативное количество заявок (целое число)
• Выполнено - фактически выполнено заявок (целое число, с учетом выездных)
• Bonus % - процент бонуса (если есть)
• Deduction % - процент вычета (если есть)
• Пороги - индикаторы достижения пороговых значений:
• Low Load - низкая загрузка (активных заявок меньше порога)
• High Load - высокая загрузка (активных заявок больше порога)

Создание расчета

Расчет можно создать двумя способами:

Способ 1: Из матрицы KPI

1. На странице Финансы -> KPI установите нужные фильтры (подразделение, сотрудник, период)
2. Нажмите кнопку "Calculate" в верхней части страницы
3. Система создаст расчет для выбранного периода с учетом фильтров

Важно:

• Если выбран конкретный сотрудник, и для него уже есть утвержденный расчет за этот период, вы будете перенаправлены на существующий расчет
• Если расчет создается для всех сотрудников, те, у кого уже есть утвержденный расчет за период, будут автоматически исключены из нового расчета
• Расчет создается только для сотрудников, у которых есть норматив для подразделения и запись о зарплате

Способ 2: Автоматический расчет

1-го числа каждого месяца система автоматически создает расчет за предыдущий месяц для всех сотрудников. Уведомления отправляются группе утверждающих.

Просмотр реестра расчетов

1. На странице Финансы -> KPI нажмите кнопку «Calculations Registry»
2. Или перейдите напрямую в меню (если доступно)

На странице отображается список всех расчетов (кроме отмененных).

Фильтры реестра

• Статус - фильтр по статусу (Рассчитан, Утвержден, Отменен)
• Подразделение - фильтр по подразделению
• Сотрудник - фильтр по сотруднику
• Период - выбор месяца и года

Фильтры применяются автоматически. Для сброса нажмите кнопку «Reset filters».

Действия с расчетами

• Просмотр - нажмите на период или статус расчета для перехода на страницу деталей
• Экспорт - кнопка «Export to Excel» экспортирует только утвержденные расчеты с учетом текущих фильтров

Просмотр деталей расчета

На странице деталей отображается:

• Период расчета
• Статус
• Описание (примененные фильтры, исключенные сотрудники)
• Информация о создании (кто и когда создал)
• Информация об утверждении/отмене (если применимо)
• Таблица с показателями всех сотрудников:
• Сотрудник
• Рабочие дни
• Норма
• Выполнено
• Зарплата
• Стоимость заявки
• Bonus % и сумма
• Deduction % и сумма
• Пороги

Действия с расчетом

Доступные действия зависят от статуса и прав пользователя:

Для расчетов со статусом «Рассчитан» :

• Утвердить - доступно только для группы "Techdep-KPI-Approve". При утверждении:
• Расчет получает статус "Утвержден"
• Фиксируется, кто и когда утвердил
• Если включена настройка «Auto Create Charges» , автоматически создаются начисления и удержания в финансовом модуле
• Отменить - доступно только для группы «Techdep-KPI-Approve». Расчет получает статус «Отменен»
• Удалить - доступно для группы «Techdep-KPI-Calc» . Расчет полностью удаляется из системы

Для утвержденных или отмененных расчетов:

• Изменение статуса невозможно
• Удаление невозможно

Экспорт в Excel

1. Перейдите на страницу Реестр расчетов
2. При необходимости установите фильтры (экспортируются только утвержденные расчеты)
3. Нажмите кнопку «Export to Excel»
4. Файл будет загружен на ваш компьютер

Экспортируемый файл содержит:

• Период
• Сотрудник
• Рабочие дни
• Норма
• Выполнено
• Зарплата
• Стоимость заявки
• Bonus % и сумма
• Deduction % и сумма
• Пороги
• Кто создал расчет и когда
• Кто утвердил расчет и когда

Даты в файле отформатированы для удобной фильтрации в Excel.

Работа с выездными заявками

В карточке заявки отображается иконка 🚗 для отметки выездной заявки:

• Серая иконка - заявка не является выездной (нажмите, чтобы отметить)
• Цветная иконка - заявка является выездной (нажмите, чтобы снять отметку)

Изменение отметки происходит без перезагрузки страницы и автоматически логируется в журнале заявки.

Выездные заявки учитываются в расчете KPI с увеличенным коэффициентом (по умолчанию 3, настраивается в KPI Settings).

Уведомления

При создании нового расчета (вручную или автоматически) все члены группы «Techdep-KPI-Approve» получают уведомления:

• По электронной почте
• В мессенджере (если настроено)

Уведомление содержит:

• Период расчета
• Статус
• Описание (если указано)
• Информацию о создателе
• Прямую ссылку на страницу расчета

Глоссарий

• KPI - Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности
• Норматив - установленное количество заявок, которое должен выполнять сотрудник подразделения в день
• Норма - нормативное количество заявок за период (норматив × рабочие дни)
• Выездная заявка - заявка, требующая выезда к клиенту, учитывается в расчете с увеличенным коэффициентом
• Пороговые значения - минимальное/максимальное количество активных заявок, при достижении которых не применяются вычеты/бонусы
• Предварительный расчет - расчет, созданный, но еще не утвержденный
• Утвержденный расчет - расчет, проверенный и утвержденный уполномоченным сотрудником
• Отмененный расчет - расчет, отмененный уполномоченным сотрудником (не отображается в матрице и реестре)