Создание совещания

Способ открытия

1. Перейдите в раздел «Задачи и совещания» -> «Совещания» .
2. Нажмите кнопку «Добавить совещание» ( в правой панели ) .
3. Откроется форма создания совещания в новом окне (размер: 800x550 пикселей).

( снимок - 1 ) ( Создание совещания из раздела «Совещания» )

Основные поля формы

Обязательные поля:

• «Название совещания» -- краткое описание темы совещания ( до 255 символов )
• «Дата проведения» -- дата проведения совещания
• Выбирается через календарь
• Формат: дд.мм.гггг
• Поддерживается выделение выходных и праздничных дней
• «Тип совещания» -- выпадающий список типов совещаний
• Выбирается из справочника типов совещаний
• При выборе типа автоматически подставляются участники по умолчанию ( если настроены для типа )

( снимок - 2 ) ( Обязательные поля : «Тема совещания» , «Дата и время» , «Тип совещания» )

Необязательные поля:

• «Время начала» -- время начала совещания (формат: ЧЧ:ММ)
• «Длительность» -- продолжительность совещания в минутах (по умолчанию: 60 минут)
• «Сопроводительное письмо» -- подробное описание совещания, подготовительные материалы
• Поддерживает форматирование текста (жирный, курсив, списки, ссылки)
• Максимальная длина: 50000 символов
• «Повестка совещания» -- краткое описание вопросов для обсуждения
• Максимальная длина: 5000 символов
• Можно заполнить позже при редактировании совещания

( снимок - 3 ) ( Необязательные поля )

Участники совещания

• «Председательствующий» -- ( «Руководитель» ) сотрудник, который ведет совещание
• Выбирается из списка активных сотрудников
• По умолчанию подставляется текущий пользователь (создатель совещания)
• Если не указан, автоматически устанавливается создатель совещания
• «Секретарь» -- сотрудник, который ведет протокол совещания
• Выбирается из списка активных сотрудников
• «Контролер задач» -- сотрудник, который контролирует выполнение задач из совещания
• Выбирается из списка активных сотрудников
• «Участники совещания» -- список сотрудников, участвующих в совещании
• Можно выбрать несколько участников
• Поиск по имени, фамилии, должности
• При выборе типа совещания автоматически добавляются участники по умолчанию (если настроены)

( снимок - 4 ) ( Участники совещания )

Дополнительные параметры (сворачиваемая секция)

• «Проект» -- привязка совещания к проекту
• Выбирается из списка всех проектов
• При выборе проекта:
  • Название совещания автоматически заполняется: "Совещание по проекту [название проекта] - [дата]"
  • Отображается дополнительная информация о проекте
  • Показываются просроченные задачи проекта
  • Показываются просроченные вехи проекта
  • Отображаются участники команды проекта
  • Можно добавить всю команду проекта в участники совещания одним кликом
  • Можно добавить просроченные задачи и вехи в повестку совещания
• «Тип совещания» -- повторный выбор типа совещания (дублируется в основной секции)

( снимок - 5 ) ( Дополнительные параметры : «Проект» , «Тип совещания» )

Место проведения

• «Место проведения» -- Номер кабинета или адрес (до 255 символов)
• «Ссылка на видеоконференцию» -- ссылка для подключения к онлайн-совещанию
• Формат: https://...
• Длина: до 500 символов

( снимок - 6 ) ( Место проведения : «Площадка» , «Ссылка видео-конференции» )

Действия

• «Создать совещание» -- сохраняет совещание и закрывает окно
• После сохранения:
  • Автоматически отправляются уведомления всем участникам совещания
  • Уведомления отправляются по email (с прикрепленным файлом календаря .ics), Telegram, Mattermost и PWA (в зависимости от настроек участников)
  • На email отправляется файл календаря (.ics) для добавления совещания в календарь
  • Отображается сообщение: «Совещание успешно добавлено. Уведомления отправлены участникам.»
• «Закрыть без сохранения» -- закрывает окно без сохранения изменений

( снимок - 7 ) ( Кнопки «Создать совещание» и «Закрыть без сохранения» )

Особенности работы с проектом

• При выборе проекта в правой части формы появляется дополнительная панель с информацией о проекте
• В панели отображается:
• Название проекта
• Руководитель проекта
• Участники команды проекта (кнопки для быстрого добавления в участники совещания)
• Просроченные задачи проекта (можно добавить в повестку)
• Просроченные вехи проекта (можно добавить в повестку)
• При клике на кнопку с именем участника команды проекта он автоматически добавляется в список участников совещания
• При клике на задачу или веху она автоматически добавляется в повестку совещания
• Если совещание создается из проекта (переход по ссылке), проект автоматически выбирается и заполняется

( снимок - 8 ) ( Особенности работы с проектом , дополнительная панель )

Регулярные совещания

• При создании совещания можно установить переключатель «Сделать регулярным совещание»
• После установки переключателя появляются дополнительные поля:
• «Периодичность» -- выбор частоты повторения:
  • Ежедневно
  • Еженедельно
  • Раз в две недели
  • Ежемесячно
• «Интервал» -- каждые N дней/недель/месяцев (по умолчанию: 1)
• «День недели» -- для еженедельных совещаний (понедельник, вторник и т.д.)
• «День месяца» -- для ежемесячных совещаний (1-31)
• «Дата начала» -- с какой даты начинать регулярные совещания
• «Дата окончания» -- до какой даты создавать совещания (необязательно)
• «Включить команду проекта» -- автоматически добавлять участников команды проекта в каждое совещание
• После сохранения создается шаблон регулярного совещания, который автоматически создает совещания по расписанию

( снимок - 9 ) ( Регулярное совещание , переключатель «Сделать регулярным совещание» )