Создание страницы базы знаний

Способы открытия

1. На главной странице базы знаний нажмите кнопку «Новая запись»
2. ( или на странице категории нажмите кнопку «Новая запись» )
3. При создании страницы из шаблона выберите шаблон из выпадающего списка

( снимок - 1.1 ) ( Кнопка «Новая запись» на главной странице базы знаний )

( снимок - 1.2 ) ( Кнопка «Новая запись» на странице категории )

( снимок - 1.3 ) ( Создание страницы из шаблона )

Структура формы создания страницы

Основные поля:

Обязательные поля:

• «Заголовок» -- название страницы (до 180 символов)
• Отображается в списках и при поиске
• Используется для формирования адреса страницы
• «Тип записи» -- выбор типа из справочника типов страниц
• Типы страниц настраиваются администратором
• Каждый тип имеет свой цвет для визуального отличия
• «Категории» -- выбор одной или нескольких категорий
• Можно выбрать несколько категорий из иерархического списка
• Категории отображаются с уровнями вложенности (с отступами)
• Обязательно выбрать хотя бы одну категорию

( снимок - 1 ) ( Обязательные поля )

Необязательные поля:

• «Содержание» -- основной текст страницы
• Поддерживает форматирование текста (жирный, курсив, списки, ссылки, таблицы)
• Визуальный редактор
• Можно вставлять изображения и видео прямо в текст
• Максимальная длина не ограничена
• «Краткое описание изменений» -- описание изменений для версионирования (до 400 символов)
• Заполняется при публикации страницы
• Отображается в истории версий
• Помогает понять, что изменилось в новой версии

( снимок - 2.1 ) ( Необязательные поля : «Содержание» )

( снимок - 2.2 ) ( Версия статьи в истории )

Связи с другими объектами:

Клиенты:

• Можно привязать страницу к одному или нескольким клиентам
• Страницы, привязанные к клиенту, отображаются в карточке клиента
• Используется для создания документации для конкретных клиентов

( снимок - 3 ) ( Привязка страницы к клиенту )

Проекты:

• Можно привязать страницу к одному или нескольким проектам
• Страницы, привязанные к проекту, отображаются в карточке проекта
• Используется для создания документации по проектам

( снимок - 4 ) ( Привязка страницы к проекту )

Подразделения:

• Можно привязать страницу к одному или нескольким подразделениям
• Страницы, привязанные к подразделению, отображаются в секции "«Записи моего подразделения» на главной странице
• Используется для создания документации для конкретных отделов

( снимок - 5 ) ( Привязка страницы к подразделению )

// отсутствует функционал //

Дополнительные настройки:

Уведомления:

• «Подразделения для уведомления» -- выбор подразделений, сотрудники которых получат уведомление о публикации страницы
• «Пользователи для уведомления» -- выбор отдельных пользователей, которые получат уведомление о публикации страницы

Ознакомление:

• «Подразделения для ознакомления» -- выбор подразделений, сотрудники которых должны ознакомиться со страницей
• «Пользователи для ознакомления» -- выбор отдельных пользователей, которые должны ознакомиться со страницей
• После публикации страницы для выбранных пользователей создаются записи об обязательном ознакомлении

( снимок - 6 ) ( «Подразделения для ознакомления» )

( снимок - 6а ) ( «Пользователи для ознакомления» )

Специальные настройки:

• «Обязательна для сервис-деска» -- отметка, что страница обязательна для прочтения перед началом работы с заявкой сервис-деска
• При создании заявки для исполнителя отображаются обязательные страницы базы знаний для клиента
• «Срок действия» -- дата, до которой страница действительна
• После истечения срока страница автоматически помечается как устаревшая
• Отправляются уведомления о приближении срока истечения

( снимок - 7 ) ( Специальные настройки , доступ через редактирование страницы )

Прикрепление файлов:

• Можно прикрепить один или несколько файлов к странице
• Поддерживаются различные форматы файлов (изображения, документы, видео, аудио)
• Максимальный размер файла настраивается администратором (по умолчанию 50 МБ)
• Файлы можно загружать как из редактора (вставляются в текст), так и отдельно (отображаются в списке вложений)

( снимок - 8 ) ( Прикрепление файлов , кнопка «Выбрать файлы» в секции «Вложения» )

Действия:

• «Сохранить» -- сохраняет страницу как черновик
• Страница не публикуется, остается в статусе черновика
• Можно продолжить редактирование позже
• Отображается сообщение: "Черновик сохранён."
• «Опубликовать» -- публикует страницу
• Если у вас есть право на публикацию, страница сразу публикуется
• Если права на публикацию нет, страница отправляется на согласование
• После публикации отправляются уведомления выбранным пользователям и подразделениям
• Создаются записи об обязательном ознакомлении для выбранных пользователей
• Отображается сообщение: "Страница опубликована." или "Отправлено на согласование."
• «Удалить черновик» -- удаляет черновик без сохранения
• Отображается подтверждение удаления
• После удаления происходит перенаправление на главную страницу базы знаний
• «Сохранить как шаблон» -

( снимок - 9 ) ( Действия )

Автосохранение:

• Система автоматически сохраняет изменения в черновике каждые несколько секунд
• Автосохранение происходит в фоновом режиме без перезагрузки страницы
• При закрытии страницы без сохранения черновик сохраняется автоматически
• Пустые черновики (без содержимого и без изменений) автоматически удаляются

Создание из шаблона:

1. На главной странице базы знаний выберите шаблон из выпадающего списка «Шаблоны»
2. Откроется форма создания страницы с пред заполненными данными из шаблона
3. Заполните недостающие поля и внесите необходимые изменения
4. Сохраните или опубликуйте страницу

( снимок - 10 ) ( Создание из шаблона )

Примечания:

• При создании страницы автоматически создается черновик
• Черновик связан со страницей, которая создается при первом сохранении
• Все изменения сохраняются в черновике до публикации
• После публикации создается ревизия с неизменяемым содержимым