4.1. Бот для сотрудников

Назначение бота

Бот для сотрудников предназначен для работы сотрудников организации с задачами через Telegram. С помощью бота можно:

• Просматривать список задач
• Получать информацию о задачах
• Отмечать задачи как выполненные
• Добавлять комментарии к задачам
• Делегировать задачи подчиненным
• Создавать новые задачи

Регистрация в боте

Требования:

• Сотрудник должен быть зарегистрирован в системе
• В профиле сотрудника должен быть указан мобильный номер телефона

Процедура регистрации:

1. Найдите бота в Telegram по имени, указанному администратором.
2. Запустите бота командой /start.
3. Бот запросит номер телефона. Нажмите кнопку "📱 Поделиться номером".
4. Выберите номер телефона для отправки.
5. Если номер телефона найден в системе, бот приветствует вас и показывает главное меню.
6. Если номер телефона не найден, бот сообщит об ошибке и попросит связаться с руководителем.

Результат регистрации:

• Telegram-аккаунт связывается с учетной записью сотрудника в системе
• Бот запоминает ваше имя пользователя Telegram
• Вы получаете доступ к функциям бота

Главное меню бота

Главное меню бота зависит от наличия задач и прав доступа:

Если у вас есть невыполненные задачи:

• ➕ Добавить задачу — создать новую задачу
• 📑 Список моих задач — просмотреть список всех задач
• 🔍 Инфо по задаче — получить информацию о задаче
• 💬 Добавить комментарий — добавить комментарий к задаче
• ✅ Отметить выполнение — отметить задачу как выполненную
• ↪ Делегировать задачу — делегировать задачу подчиненному (доступно только руководителям)
• 🏚 Начать сначала — вернуться к началу работы с ботом

Если у вас нет невыполненных задач:

• ➕ Добавить задачу — создать новую задачу
• 🏚 Начать сначала — вернуться к началу работы с ботом

Функции бота

1. Просмотр списка задач

Действие: Нажмите кнопку "📑 Список моих задач".

Результат:

• Бот отображает список всех ваших невыполненных задач
• Каждая задача отображается в формате:
• 🔴 — просроченная задача (срок выполнения уже прошел)
• 🟢 — задача не просрочена
• 🔥 — приоритетная задача
• [ID задачи] — идентификатор задачи
• Название задачи
• ⌛ — срок выполнения в формате ДД.ММ.ГГГГ

Примечание: Если у вас нет задач, бот сообщит: "На вас не назначено ни одной задачи 🤝".

2. Получение информации о задаче

Действие: Нажмите кнопку "🔍 Инфо по задаче".

Результат:

• Бот отображает список всех ваших задач с кнопками для выбора
• Нажмите на нужную задачу в списке

Отображаемая информация:

• 🔥 или 📃 — приоритет задачи (🔥 — приоритетная, 📃 — обычная)
• [ID задачи] — идентификатор задачи
• Название задачи
• ⚒ — проект (название проекта или "-", если не указан)
• 🗣️ — автор задачи (кто поставил задачу) и дата создания
• 👷 — исполнитель задачи
• ⌛ — срок выполнения задачи
• Комментарии — список всех комментариев к задаче с датами и авторами (если есть)

3. Отметка задачи как выполненной

Действие: Нажмите кнопку "✅ Отметить выполнение".

Результат:

• Бот отображает список всех ваших невыполненных задач
• Нажмите на задачу, которую хотите отметить как выполненную

Что происходит:

• Задача отмечается как выполненная в системе
• Устанавливается фактическая дата выполнения (текущая дата)
• Автор задачи получает уведомление о выполнении задачи
• Контролер задачи (если назначен) получает уведомление о выполнении задачи
• Бот сообщает: "✅ Задача [ID] выполнена. Автор задачи получит уведомление об исполнении."

4. Добавление комментария к задаче

Действие: Нажмите кнопку "💬 Добавить комментарий".

Результат:

• Бот отображает список всех ваших задач
• Нажмите на задачу, к которой хотите добавить комментарий
• Введите текст комментария и отправьте сообщение

Что происходит:

• Комментарий сохраняется в системе и привязывается к задаче
• Автор задачи получает уведомление о новом комментарии (если вы не автор)
• Контролер задачи (если назначен) получает уведомление о новом комментарии (если вы не контролер)
• Бот сообщает: "✔️ Ваш комментарий добавлен к задаче [ID]."

Примечание: Комментарий можно добавить как к невыполненной, так и к выполненной задаче.

5. Делегирование задачи

Действие: Нажмите кнопку "↪ Делегировать задачу" (доступно только руководителям).

Результат:

• Бот отображает список всех ваших невыполненных задач
• Нажмите на задачу, которую хотите делегировать
• Бот отображает список ваших подчиненных для выбора
• Нажмите на имя сотрудника, которому хотите делегировать задачу

Что происходит:

• Создается новая задача с теми же параметрами, но с новым исполнителем
• Новый исполнитель получает уведомление о назначенной задаче
• Бот сообщает: "Задача [ID] успешно делегирована сотруднику [Имя]."

Примечание:

• Функция доступна только руководителям (у которых есть подчиненные)
• Если у вас нет подчиненных, эта кнопка не отображается в меню

6. Создание новой задачи

Действие: Нажмите кнопку "➕ Добавить задачу".

Результат:

• Бот запрашивает текст задачи: "Напишите текст задачи 👇"
• Введите описание задачи и отправьте сообщение
• Бот отображает календарь для выбора срока выполнения задачи
• Выберите месяц с помощью кнопок "«" (предыдущий месяц) и "»" (следующий месяц)
• Нажмите на нужный день в календаре

Что происходит:

• Создается новая задача в системе
• Вы назначаетесь автором и исполнителем задачи
• Источник задачи указывается как "Чат-бот"
• Устанавливается срок выполнения на выбранную дату (время 15:00)
• Бот сообщает: "✔️ Задача [название] зафиксирована со сроком исполнения на [дата]."

7. Вопрос по выполненной задаче

Действие: Нажмите кнопку "🧐 У меня вопрос по одной из уже уже выполненных задач" (если доступна).

Результат:

• Бот отображает список выполненных задач
• Нажмите на нужную задачу
• Бот запрашивает комментарий
• Введите текст комментария и отправьте сообщение

Что происходит:

• Комментарий добавляется к выполненной задаче
• Автор задачи получает уведомление о комментарии

8. Уведомление менеджера

Действие: Нажмите кнопку "😮 Я оставлял задачу, свяжитесь со мной пожалуйста и давайте разберёмся!" (если доступна).

Результат:

• Бот отправляет уведомление вашему менеджеру
• Бот сообщает: "✔️ Мы уведомили менеджера и скоро с вами свяжемся 🤝"

Примечание: Используйте эту функцию, если вы создали задачу, но она не отображается в системе.

9. Сброс пароля

Действие: Если вы получили уведомление с предложением сбросить пароль, нажмите кнопку "Сбросить пароль" в сообщении.

Результат:

• Бот генерирует новый случайный пароль
• Бот отправляет вам новый пароль и ссылку на систему
• Пароль сохраняется в вашей учетной записи

Примечание:

• Новый пароль можно изменить после входа в систему
• Пароль действует только для входа в веб-интерфейс системы

10. Согласование отсутствия (для руководителей)

Действие: Если вы получили уведомление о запросе на отсутствие подчиненного, используйте кнопки в сообщении.

Результат:

• "Согласовать" — согласовать запрос на отсутствие
• "Отклонить" — отклонить запрос на отсутствие

Что происходит при согласовании:

• Запрос на отсутствие согласовывается
• Дни отсутствия вычитаются из баланса отпусков сотрудника
• Сотрудник получает уведомление о согласовании
• Бухгалтерия получает уведомление о согласованном отсутствии

Автоматические уведомления

Бот автоматически отправляет уведомления в Telegram при следующих событиях:

Уведомления о задачах:

• Создание задачи — когда вам назначается новая задача
• Выполнение задачи — когда вы отмечаете задачу как выполненную
• Комментарии к задаче — когда добавляется комментарий к задаче
• Делегирование задачи — когда вам делегируют задачу от другого сотрудника
• Задачи из совещания — когда после совещания создаются задачи

Уведомления о заявках сервис-деска:

• Создание заявки — когда создается новая заявка (если вы заявитель)
• Изменение статуса заявки — когда изменяется статус вашей заявки
• Назначение исполнителя — когда назначается исполнитель заявки
• Комментарии к заявке — когда исполнитель добавляет комментарий к вашей заявке

Настройка уведомлений:

• Уведомления в Telegram можно включить или отключить в настройках профиля
• Перейдите в раздел "Профиль" → "Настройки уведомлений"
• Включите или выключите переключатель "Telegram-уведомления"

Ежедневные сводки

Бот автоматически отправляет ежедневную сводку по задачам каждое утро (настраивается администратором).

Содержание сводки:

• ⚠️ Просроченные задачи — все задачи, срок выполнения которых уже прошел
• 🔔 Задачи на сегодня — все задачи, срок выполнения которых сегодня

Сводка по заявкам:

• 😞 Просроченные — заявки, по которым просрочен срок начала работы или дедлайн
• 🚀 Приступить сегодня — заявки, по которым нужно начать работу сегодня
• ☠️ Внимание! Сегодня дедлайн — заявки, по которым сегодня дедлайн

Примечание:

• Сводка отправляется только если у вас есть просроченные задачи или задачи на сегодня
• Если у вас нет таких задач, сводка не отправляется