Просмотр и редактирование совещания

Способ открытия

1. Перейдите в раздел «Задачи и совещания» -> «Совещания» .
2. Найдите необходимое совещание в таблице ( можно использовать поиск или фильтры ).
3. Нажмите на название совещания ( в колонке Тема )
4. Откроется детальная карточка совещания .

( снимок - 1 ) ( Открытие карточки совещания , нажатием в колонке Тема )

Структура страницы совещания

Верхняя панель (заголовок):

• Название совещания
• Бейдж статуса совещания (цветной индикатор)
• Мета-информация:
• Дата и время проведения
• Место проведения (если указано)
• Ссылка на видеоконференцию (если указана, кликабельная)
• Проект (если привязан, ссылка на проект)
• Тип совещания

( снимок - 2 ) ( Верхняя панель , заголовок совещания )

• Кнопки действий:
• «Изменить» -- открывает форму редактирования (только для пользователей с правами редактирования)
• «Отправить уведомления» -- повторная отправка уведомлений участникам (только для пользователей с правами редактирования)
• «Скачать календарь» -- скачивание файла календаря (.ics) для добавления в календарь
• «Закрыть совещание» -- закрытие совещания (только для пользователей с правами редактирования)

( снимок - 3 ) ( Кнопки действий )

Основной контент:

Левая панель (основная информация):

• Описание совещания -- отображается сопроводительное письмо с поддержкой форматирования
• Повестка совещания -- список пунктов повестки
• Каждый пункт отображается с порядковым номером
• Можно отметить пункт как выполненный (галочка)
• Можно добавить новый пункт повестки
• Можно удалить пункт повестки
• Пункты можно связывать с задачами (если задача создана из пункта повестки)
• Протокол совещания -- поле для ввода протокола совещания
• Поддерживает форматирование текста
• Можно редактировать после проведения совещания
• Сохраняется отдельно от описания
• Задачи совещания -- список задач, созданных на совещании
• Отображается ID задачи, название, исполнитель, срок выполнения
• Можно отметить задачу как выполненную
• Можно создать новую задачу из совещания
• Можно добавить существующую задачу в совещание
• При клике на задачу открывается детальная карточка задачи

( снимок - 4 ) ( Левая панель ( основная информация ) )

Правая панель (дополнительная информация) :

• Участники совещания:
• Список всех участников с аватарами
• Отмечаются роли: руководитель, секретарь, контролер
• При клике на участника открывается его профиль
• Файлы:
• Список прикрепленных файлов
• Можно загрузить новые файлы
• Можно скачать существующие файлы
• Можно удалить файлы
• Максимальный размер файла: 150 МБ
• Разрешенные форматы: изображения, документы, видео, аудио (см. полный список в форме загрузки)

( снимок - 5 ) ( Правая панель ( дополнительная информация ) )

Редактирование совещания

1. На странице совещания нажмите кнопку «Изменить».
2. Откроется форма редактирования (аналогичная форме создания).
3. Внесите необходимые изменения.
4. Нажмите кнопку «Сохранить изменения».
5. После сохранения:
6. Отправляются уведомления всем участникам об изменении совещания
7. Обновляется файл календаря (.ics) для участников
8. Отображается сообщение об успешном сохранении

( снимок - 6 ) ( Редактирование совещания , кнопки «Изменить» и «Сохранить изменения» )

Изменение статуса совещания

• Статус совещания изменяется автоматически в зависимости от даты:
• Если дата совещания в будущем -- статус «Запланировано»
• Если дата совещания сегодня или в прошлом -- статус «Открыто»
• Статус можно изменить вручную при редактировании совещания
• При закрытии совещания статус меняется на «Закрыто»
• При отмене совещания статус меняется на «Отменено» и отправляются уведомления участникам

Открытие совещания

1. На странице совещания, если статус совещания «Запланировано» , отображается кнопка «Начать совещание»
2. Нажмите кнопку «Начать совещание»
3. Подтвердите действие , нажав кнопку «ОК» ( в диалоговом окне )
4. Статус совещания меняется на «Открыто»
5. Отображается сообщение: «Совещание начато»
6. После открытия совещания возможно :
7. Вести протокол совещания
8. Создавать задачи из совещания
9. Отмечать пункты повестки как выполненные
10. Добавлять комментарии и файлы

( снимок - 7 ) ( Для старта совещания , нажмите кнопку «Начать совещание» )

Закрытие совещания

1. На странице совещания, если статус совещания «Открыто» или «Запланировано», отображается кнопка «Закрыть совещание»
2. Перед закрытием проверьте, что все задачи из совещания имеют заполненные обязательные поля (исполнитель и срок выполнения)
3. Если есть задачи без исполнителя или срока выполнения, система не позволит закрыть совещание и покажет сообщение об ошибке
4. Нажмите кнопку «Закрыть совещание»
5. Подтвердите действие в диалоговом окне (появится предупреждение о том, что после закрытия исполнителям по задачам будут отправлены уведомления)
6. После закрытия:
7. Статус совещания меняется на «Закрыто»
8. Отправляются уведомления исполнителям по всем задачам, созданным на совещании
9. Автоматически создается протокол совещания в формате PDF
10. Протокол прикрепляется к совещанию как файл
11. Если у типа совещания настроен Telegram-чат, протокол автоматически отправляется в этот чат
12. Редактирование полей совещания становится недоступным (кнопка "Изменить" скрывается)
13. Отображаются сообщения:
    • «Совещание закрыто.»
    • «Исполнителям отправлены уведомления о назначенных задачах.»
    • «Протокол отправлен в чат Telegram.» (если протокол был отправлен в чат)

( снимок - 8 ) ( Закрытие совещания )

Содержимое протокола совещания

• Название совещания
• Дата и время проведения
• Место проведения (если указано)
• Руководитель совещания
• Секретарь совещания (если указан)
• Контролер задач (если указан)
• Участники совещания
• Повестка совещания (если указана)
• Пункты повестки (с отметками о выполнении)
• Протокол совещания (если был заполнен)
• Список задач, созданных на совещании (с исполнителями и сроками)
• Прикрепленные файлы (если были загружены)
• Дата и время закрытия совещания
• Пользователь, закрывший совещание

( снимок - 9 ) ( Содержимое протокола совещания , в секции «Файлы» )

Примечания

• После закрытия совещания : редактирование становится недоступным , но можно просматривать информацию
• Протокол совещания можно скачать со страницы совещания в разделе «Файлы»
• Если протокол не был создан или отправлен в чат, отображается сообщение об ошибке, но совещание все равно закрывается
• Если у типа совещания не настроен Telegram-чат или чат неактивен, протокол не отправляется в чат, но создается и прикрепляется к совещанию