5. Договоры

Назначение:

Управление договорами с клиентами и подрядчиками.

Доступ:

• Раздел «Финансы» -> «Договоры»
• Из карточки клиента ( раздел «Финансы» -> «Добавить договор» )

Список договоров:

• Отображается список всех договоров
• Для каждого договора отображается:
• Наименование договора (автоматически формируется из клиента, контрагента и получателя)
• Клиент
• Получатель
• Контрагент
• Номер договора
• Дата договора
• Дата окончания договора
• Тип оплаты по договору
• Способ оплаты (Наличные/Безналичные)
• Дата оплаты по договору
• Сумма договора (с указанием валюты)
• Статус договора (Планируемый/Актуальный/Неактуальный)
• Кто создал договор
• Когда создан договор
• Кто изменил договор
• Когда изменен договор
• Фильтры:
• Поиск (по наименованию договора, номеру договора)
• Статус (Планируемый/Актуальный/Неактуальный/Актуальные и планируемые)
• Клиент (выбор из списка)
• Контрагент (выбор из списка)
• Получатель (выбор из списка)
• Валюта (выбор из списка)
• Дата договора (от/до)
• Сортировка:
• По дате создания (по возрастанию/убыванию)
• По наименованию
• По сумме
• По дате договора
• По умолчанию отображаются только актуальные и планируемые договоры
• Отображение общей суммы договоров (с учетом валют и конвертации в базовую валюту)
• Пагинация (разбиение на страницы)

Детальная карточка договора:

• Полная информация о договоре:
• Стороны договора (клиент, получатель, контрагент)
• Реквизиты договора (номер, дата, дата окончания, автопродление)
• Условия оплаты (тип оплаты, способ оплаты, дата оплаты)
• Стоимость (сумма, валюта)
• Сфера деятельности (услуги по договору)
• Статус договора
• Примечание
• Настройки напоминаний:
  • Напоминать о выставлении счетов (чекбокс)
  • Напоминать клиенту об оплате (чекбокс)
• Прикрепленные файлы
• История изменений (все изменения полей договора с указанием автора и времени)
• Кнопки действий:
• «Изменить» -- редактирование договора
• «Удалить» -- удаление договора ( с подтверждением )

Создание договора:

Из списка договоров:

1. Нажмите кнопку «Добавить договор»
2. Заполните форму:
3. Стороны договора:
   • Клиент (обязательно) -- выбор из списка клиентов
   • Получатель (обязательно) -- выбор из списка получателей (по умолчанию выбран получатель по умолчанию)
   • Контрагент (необязательно) -- выбор из списка контрагентов (можно создать нового контрагента, нажав кнопку "+")
4. Реквизиты договора:
   • Номер договора (необязательно) -- номер договора
   • Дата договора (необязательно) -- дата подписания договора
   • Дата окончания договора (необязательно) -- дата окончания действия договора
   • Автопродление (чекбокс) -- автоматическое продление договора
5. Условия оплаты:
   • Тип оплаты по договору (обязательно) -- из списка (по умолчанию «Ежемесячно фикс»)
   • Способ оплаты (обязательно) -- Наличные или Безналичные (по умолчанию «Наличные» )
   • Дата оплаты по договору (необязательно) -- дата оплаты по договору
6. Стоимость:
   • Сумма договора (обязательно) -- числовое значение
   • Валюта (обязательно) -- выбор из списка (по умолчанию рубли)
7. Сфера деятельности:
   • Услуги по договору (необязательно) -- выбор одного или нескольких типов услуг из списка
8. Статус договора:
   • Статус (обязательно) -- Планируемый, Актуальный или Неактуальный (по умолчанию «Планируемый» )
9. Настройки напоминаний:
   • Напоминать о выставлении счетов (чекбокс, по умолчанию отмечен) -- система будет напоминать о необходимости выставить счет
   • Напоминать клиенту об оплате (чекбокс, по умолчанию не отмечен) -- система будет напоминать клиенту об оплате
10. Примечание (необязательно) -- дополнительная информация
11. Нажмите кнопку «Сохранить»
12. Возможно добавить сразу еще один договор, нажав кнопку «Сохранить и добавить еще»

Из карточки клиента:

1. Откройте карточку клиента
2. Перейдите в раздел «Финансы»
3. Нажмите кнопку «Добавить договор»
4. Форма будет пред-заполнена выбранным клиентом
5. Заполните остальные поля и сохраните

Редактирование договора:

1. Откройте детальную карточку договора
2. Нажмите кнопку «Изменить»
3. Внесите изменения в форму
4. Нажмите кнопку «Сохранить»
5. Все изменения записываются в историю договора

Удаление договора:

1. Откройте детальную карточку договора
2. Нажмите кнопку «Удалить»
3. Подтвердите удаление

История изменений договора:

• В детальной карточке договора отображается полная история изменений всех полей
• Для каждого изменения указывается:
• Поле, которое было изменено
• Старое значение
• Новое значение
• Кто изменил
• Когда изменено

Прикрепление файлов:

• В детальной карточке договора можно прикрепить файлы
• Нажмите кнопку «Прикрепить файл»
• Выберите файл и загрузите

Связь с услугами:

• Услуги для клиента могут быть привязаны к договору (если включен чекбокс «Сумма включена в договор» при создании/редактировании услуги)
• В карточке договора можно увидеть связанные услуги

Уведомления и напоминания:

Напоминание о выставлении счетов:

• Если для договора включено напоминание о выставлении счетов ( чекбокс «Напоминать о выставлении счетов» )
• И тип оплаты по договору «Ежемесячно фикс» или «Ежемесячно фикс + факт»
• И способ оплаты «Безналичные»
• И дата оплаты по договору в диапазоне от 1 до 20 числа месяца
• То в указанный период (настраивается администратором) отправляется сводка по электронной почте на указанный адрес (настраивается администратором)
• В сводке отображаются все договоры, по которым нужно выставить счета:
• Клиент
• Контрагент
• Получатель
• Сумма
• Номер и дата договора
• Примечание

Напоминание об оплате по договорам:

• Если для договора включено напоминание об оплате (чекбокс «Напоминать клиенту об оплате»)
• И статус клиента «Актуальный»
• И у клиента указан контакт для напоминаний (в разделе «Бухгалтерия» карточки клиента)
• И в системе 1С есть неоплаченный счет от организации на контрагента по договору
• То отправляется напоминание по электронной почте контакту для напоминаний
• В письме указывается:
• Организация
• Контрагент
• Номер счета
• Дата счета
• Сумма счета
• Валюта счета
• Если у клиента не указан контакт для напоминаний, но указан менеджер клиента с email-адресом, то менеджеру отправляется уведомление о том, что клиент не оплатил счет и у него не указан контакт для автоматических напоминаний