Генерация документов проекта по шаблону

Назначение

В разделе «Документы» карточки проекта можно сформировать DOCX-документы по шаблонам на основании данных проекта: реквизитов, классификации ABC, команды, сроков, задач жизненного цикла и связанного договора.

Шаблоны, типы документов и маршруты согласования настраивает администратор (см. Документы проекта по шаблону).

Похожий механизм уже используется для договоров в модуле финансов; для проектов — отдельный контур, не смешанный с досье договора.

Где открыть

1. Откройте карточку проекта.
2. Перейдите в раздел «Документы» (/projects/<id>/documents/).
3. В верхней части страницы — блок «Сформировать по шаблонам».

Раздел доступен в меню проекта наравне с файлами (см. Навигация).

Кто может генерировать и согласовывать

• Генерация и запуск согласования — пользователи с правом редактирования проекта.
• Просмотр сформированных документов и файлов — пользователи с правом просмотра проекта.
• Решение по согласованию — только назначенный участник текущего этапа (нельзя утвердить «за другого»).

Если кнопки генерации нет — у вашей роли нет права редактировать проект.

Как сформировать документы

1. Убедитесь, что администратор загрузил хотя бы один комплект шаблонов и при необходимости задал правила подбора.
2. В блоке «Сформировать по шаблонам» система показывает:
3. какой комплект выбран автоматически;
4. или предупреждение о конфликте (подходит несколько комплектов) — тогда выберите комплект вручную;
5. или сообщение, что будет использован базовый комплект (если точное правило не найдено; базовый комплект без правил доступен всем проектам).
6. Нажмите «Сформировать документы».

Результат:

• создаются документы по типам из комплекта (паспорт, устав, план проекта и т.д. — в зависимости от настроенных шаблонов);
• каждая генерация даёт новую версию файла (старые версии не перезаписываются);
• черновик сразу публикуется в файлы проекта в категории «Черновики документов проекта».

Согласование

Нужно ли согласование, определяется так:

1. Системная настройка «Согласование документов проекта» (по умолчанию включено).
2. Переопределение в настройках проекта (секция «Документы и файлы»):
3. Как в системных настройках — наследовать системный флаг;
4. Всегда требовать согласование;
5. Без согласования.

На уровне проекта можно переопределить только включение/выключение согласования — не шаблоны и не маршрут.

Если согласование включено

1. После генерации документ получает статус «На согласовании» (если маршрут найден и запущен).
2. Участники текущего этапа видят блок «Ожидают согласования» на той же странице документов.
3. Доступные решения: Согласовать, Вернуть, Отклонить.
4. Для возврата и отклонения обязателен комментарий.

После успешного прохождения маршрута:

• статус документа — «Согласовано»;
• утверждённая последняя версия публикуется в файлы в категории «Утверждённые документы проекта».

Если маршрут не найден или не удалось стартовать согласование, генерация всё равно создаёт документы; система покажет сообщение об ошибке запуска согласования.

Если согласование выключено

Документ сразу считается утверждённым; файл публикуется и как черновик, и как утверждённая версия (в соответствующие категории файлов).

Список сформированных документов

На странице «Документы» ниже блока генерации — таблица:

Связь с разделом файлов

Сгенерированные файлы видны и в общем каталоге файлов проекта:

• черновик — категория «Черновики документов проекта»;
• утверждённая последняя версия — «Утверждённые документы проекта».

Подробнее о загрузке и категориях: Файлы проекта.

Типовые сценарии

Паспорт / устав проекта

1. Администратор загрузил DOCX-шаблоны с переменными project.name, manager.full_name и т.д.
2. РП нажимает «Сформировать документы».
3. При включённом согласовании согласующие фиксируют решение на странице документов.
4. Утверждённый файл остаётся в файлах проекта.

План проекта

В шаблоне можно использовать список lifecycle_tasks (задачи жизненного цикла) и сроки schedule.start / schedule.finish, а также состав team.

Ограничения текущей версии

• Уведомления через задачи / Event Center при согласовании документов проекта пока не создаются — решения фиксируются в UI раздела «Документы».
• Автоматическая конвертация в PDF и массовая перегенерация всех документов не входят в текущий контур (в отличие от статус-отчёта PDF).
• Шаблоны — формат DOCX с переменными Jinja2 (справочник переменных открывается из настроек администратора).

См. также

• Файлы проекта
• Карточка проекта — настройки и переопределение согласования
• Документы проекта по шаблону — настройка для администратора
• Как работать с договорами — аналогичный паттерн для договоров