Финансовый учет проекта

Назначение

В проекте можно вести финансовый учет:

• План поступлений (что и когда ожидается получить).
• Факт поступлений (что и когда получено).
• План расходов (что и когда планируется оплатить).
• Факт расходов (что и когда оплачено/потрачено).

Эти данные используются в аналитике проекта и в финансовых показателях.

Где находится финансовый учет

Финансы доступны:

• в карточке проекта → пункт меню «Финансы» (этапы, план/факт поступлений и расходов);
• в аналитике и отчётах по проектам (сводные показатели и графики).

Не путать с разделом «Экономика»: там ресурсный бюджет (трудозатраты, себестоимость, BAC/EAC). «Финансы» — денежные поступления и расходы, привязанные к этапам (спецификациям) или вехам.

Кто имеет доступ

Просмотр финансов требует права project.fin_view (группа Projects-Fin-View, руководитель проекта и права верхнего уровня). Если пункта «Финансы» в меню нет — в вашей роли денежный учёт недоступен или преднастройка проекта Лайт (финансы включаются со Стандарта), либо в настройках проекта выключено управление финансами.

Добавлять и изменять записи могут пользователи с правом редактирования проекта (project.edit_item).

См. Преднастройки функционала.

Что нужно заполнить, чтобы вести финансы

Для работы финансового учета в проекте обычно требуется:

• созданный проект;
• выбран руководитель проекта;
• заполнены справочники финансов (например, контрагенты, получатели/плательщики, типы сумм и т.д.).

Если в форме вы не можете выбрать нужное значение из списка — значит, в системе ещё не заполнен соответствующий справочник.

По чему вести финансовый учет: по этапам или по вехам

В проекте можно выбрать, как “привязывать” доходы и расходы к этапам:

• По этапам проекта (спецификациям).
• По вехам жизненного цикла проекта (контрольным точкам из вкладки «Планирование»).

Эта настройка задаётся в настройках проекта.

Если учет ведётся “по этапам (спецификациям)”

В финансовых формах вы выбираете этап из списка спецификаций проекта.

Если учет ведётся “по вехам”

В финансовых формах вы выбираете веху — контрольную точку жизненного цикла проекта.

Важно:

• выбрать можно только контрольные точки, которые относятся к жизненному циклу проекта;
• если контрольная точка — это “сводная” (у неё есть дочерние задачи), её можно использовать как этап для финансов, но прямые трудозатраты обычно вводятся в дочерние задачи (см. раздел про ресурсы).

План поступлений

План поступлений — это список запланированных платежей по проекту.

Обычно в записи указывают:

• название (за что поступление),
• этап (спецификация или веха — зависит от настройки),
• контрагент,
• получатель,
• сумму и тип суммы,
• дату оплаты,
• статус (планируется/в оплате/оплачено/отменено).

Факт поступлений

Факт поступлений фиксирует реальное поступление денег.

Можно привязать факт к записи плана поступлений, чтобы было проще видеть исполнение плана.

План расходов

План расходов — это список запланированных оплат по проекту.

Обычно в записи указывают:

• название (за что расход),
• этап (спецификация или веха — зависит от настройки),
• вид расхода,
• контрагент,
• плательщик,
• сумму и тип суммы,
• дату оплаты,
• статус (планируется/оплачено/отменено).

Факт расходов

Факт расходов фиксирует реальную оплату/затраты.

Можно:

• привязать факт к записи плана расхода,
• указать получателя компенсации сотруднику (если это требуется в вашей организации).