7. Как работать с договорами

Краткое руководство для менеджеров и сотрудников, которые ведут договоры с клиентами. Подробные справочные разделы — в Договоры и Калькулятор услуг.

Что изменилось — коротко

• На встрече с клиентом можно сразу подготовить договор с расчётом стоимости: в мастер создания встроен калькулятор IT-услуг — вводите параметры инфраструктуры, получаете сумму и состав, генерируете DOCX.
• Ранее заключённые договоры вносятся через «Зарегистрировать существующий» или добавлением готового подписанного файла к карточке.
• Вариант договора от клиента или файл MS Word, подготовленный вне системы, тоже можно добавить — при создании (сценарий «Вручную») или к уже существующему договору (загрузка версии / «+ Документ»).
• Подробная история всех изменений документов и их влияния на стоимость — на вкладках «Активность» и «Финансы».
• В калькуляторе услуги считаются по строкам (детальный breakdown), а в текст договора можно вывести одной сводной строкой.

Главная идея

В системе договор и документ — это разные вещи.

Один договор может содержать много документов. Типичное досье:

• 1 основной договор
• несколько дополнительных соглашений (изменение цены, срока, состава)
• приложения, спецификации, акты
• при расторжении — соглашение или уведомление о расторжении

Все документы видны на вкладке «Документы» карточки договора. У каждого — свой статус, свои версии и своя история согласования.

Где открыть договоры

• Финансы → Договоры (/fin/contracts/) — реестр всех договоров
• Карточка клиента → Профиль — таблица договоров клиента, кнопка «Добавить договор»
• CRM → сделка — кнопка «Создать договор» (данные подставятся из сделки)

Клик по строке в реестре открывает карточку договора с вкладками: Обзор, Документы, Финансы, Согласования, Активность.

Как создать договор: четыре сценария

При нажатии «Новый договор» система предлагает выбрать сценарий. От выбора зависят шаги мастера и доступные действия после создания.

1. Подготовить новый договор (рекомендуется)

Когда использовать: нужно подготовить договор с нуля, сгенерировать документы из шаблона, пройти согласование и подписание.

Шаги мастера:

1. Стороны — клиент, наше юрлицо (получатель), контрагент, ответственный
2. Условия — тип оплаты, стоимость, даты, состав услуг (калькулятор и/или ручные строки), примечание
3. Шаблоны — система подберёт комплект DOCX-шаблонов; можно скорректировать выбор
4. Обзор — проверка данных и создание черновика

Результат: договор в статусе Черновик, сгенерированные документы на вкладке «Документы».

Подготовка на встрече с клиентом

Мастер можно открыть прямо на встрече с ноутбуком или планшетом — не нужно заранее считать стоимость в Excel или на сайте.

1. Финансы → Новый договор → Подготовить новый (или из CRM, если сделка уже заведена)
2. На шаге «Условия» откройте вкладку «Калькулятор» — он встроен в мастер, переключаться между системами не нужно
3. Вместе с клиентом задайте параметры: рабочие места, серверы, 1С, выезды и т.д.
4. Система сразу покажет сумму по тарифам; нажмите «Применить к составу»
5. На шаге «Шаблоны» сгенерируйте DOCX и покажите клиенту черновик

После встречи договор остаётся в системе: можно доработать, отправить на согласование и подписать. Если клиент прислал свой вариант договора в Word — загрузите его как новую версию документа или создайте договор через сценарий «Подготовить вручную» (см. ниже).

2. Подготовить из CRM

Когда использовать: договор готовится по открытой сделке.

Отличие от сценария «Новый»: клиент, контрагент и товары сделки подставляются автоматически. Если включён IT-калькулятор и у лида есть параметры расчёта с сайта — калькулятор тоже предзаполнится.

Дальше — те же шаги: условия → шаблоны → обзор.

3. Подготовить вручную

Когда использовать: договор уже написан в Word — вашим юристом, клиентом или подрядчиком; автогенерация из шаблонов ASK не нужна (или нужен только учёт + дальнейшее согласование).

Подходит, если:

• клиент прислал свой типовой договор;
• договор подготовлен вне системы в MS Word и его нужно просто прикрепить;
• нужен черновик для внутренней работы без немедленной генерации по шаблону.

Шаги:

1. Стороны
2. Условия (можно заполнить стоимость и состав через калькулятор)
3. Загрузка файла .doc / .docx

Результат: договор-черновик с прикреплённым Word-документом. Согласование и подписание при необходимости можно запустить позже из карточки договора.

4. Зарегистрировать существующий

Когда использовать: договор уже подписан сторонами (заключён ранее, до внедрения новой системы или вне ASK) — его нужно только внести в базу с подписанной копией.

Один экран: реквизиты договора + загрузка подписанного файла (скан или PDF).

Результат: если дата начала уже наступила — договор сразу Действует; иначе остаётся черновиком до наступления даты. Согласование пропускается.

Важно: для уже действующих договоров, по которым позже появляются подписанные ДС или приложения, используйте меню «+ Документ» в карточке — прикрепите готовый подписанный файл и укажите, как изменилась стоимость.

Жизненный цикл договора

Статус договора показывает, на каком этапе находится работа по договору в целом.

flowchart LR
    A[Черновик] --> B[На согласовании]
    B --> C[Доработка]
    C --> B
    B --> D[Ожидает подписания]
    D --> E[Действует]
    E --> F[Приостановлен / Истёк / Расторгнут / Архив]
    B --> A

После перехода в «Действует» нельзя просто изменить сумму или срок в карточке — для этого оформляется дополнительное соглашение (новый документ + запись об изменении).

Жизненный цикл документа

У каждого документа в досье свой статус — независимо от других документов того же договора.

flowchart LR
    A[Черновик] --> B[На согласовании]
    B --> C[Ожидает подписания]
    C --> D[Подписан]
    B --> E[Доработка]
    E --> A

Версии: если загружена новая редакция уже согласованного или подписанного документа, он снова становится черновиком — нужно повторное согласование.

Артефакты (вкладка документа):

• PDF для подписи — формируется автоматически после успешного согласования
• Подписанный скан — загружаете вы после подписания у клиента

Типичный путь: новый договор от идеи до подписи

1. Финансы → Договоры → Новый договор → Подготовить новый
2. Заполнить стороны и условия; при необходимости рассчитать стоимость калькулятором
3. Выбрать шаблоны → Создать договор
4. Открыть карточку → вкладка «Документы» — проверить сгенерированные DOCX
5. При необходимости загрузить правки (новая версия) или перегенерировать черновик
6. Вкладка «Согласования» → Отправить на согласование (выбрать версии документов)
7. Согласующие принимают решение: Согласовать / Вернуть на доработку / Отклонить
8. После согласования — статус Ожидает подписания; скачать PDF, подписать с клиентом
9. Загрузить подписанный скан → договор переходит в Действует

Задачи согласующим приходят в модуле задач; параллельно — карточка во «Входящих» (Коммуникации). Открыть ведёт на страницу решения согласующего (не на карточку договора целиком). Решение также доступно по ссылке из задачи или из вкладки «Согласования».

Добавление документов к существующему договору

В шапке карточки договора (пока договор не закрыт) доступны кнопки:

Типы из меню «+ Документ»:

• Дополнительное соглашение
• Приложение
• Спецификация
• Протокол разногласий
• Соглашение о расторжении
• Уведомление о расторжении
• Акт
• Прочий документ

Два способа добавить документ

Простое добавление (меню «+ Документ»):

• Заполняете тип, дату, описание изменения
• Прикрепляете готовый файл — подписанный ДС, приложение, акт, вариант договора от клиента (.doc / .docx)
• Указываете источник версии: наша редакция, получено от клиента, от юриста и т.д.
• Указываете финансовое влияние: без изменений, новая сумма, разовая доплата и т.д.
• Если файл подписанный — документ сразу получает статус Подписан, изменение можно подтвердить

Загрузка новой версии (в карточке существующего документа):

• Если клиент прислал правки в Word к уже созданному договору — загрузите файл как новую версию (v2, v3…)
• Старая версия сохраняется в истории; новая открывает цикл согласования заново

Генерация по шаблону (кнопка «Сгенерировать документ» или мастер с шагом шаблонов):

• Система подставляет в DOCX данные договора, клиента, состав услуг
• Документ создаётся как черновик → далее согласование и подписание по обычному пути

Изменения условий (ContractChange)

Любое изменение цены, срока, состава услуг или расторжение оформляется как изменение, привязанное к документу. После подписания документа изменение подтверждается — тогда обновляются сумма договора, срок действия или статус (при расторжении).

Расчёт стоимости и калькулятор

Стоимость договора складывается из строк состава услуг на шаге «Условия» мастера или на вкладке «Финансы» (только для черновиков).

Калькулятор встроен в мастер создания договора — отдельно открывать другие страницы не нужно. На встрече с клиентом достаточно пройти мастер: стороны → условия с калькулятором → шаблоны → обзор.

Ручной ввод

Строки услуг можно добавлять всегда — независимо от настроек. Указываете название, количество, цену.

IT-калькулятор

Если администратор включил настройку «Использовать калькулятор IT-услуг»:

1. На шаге «Условия» откройте вкладку «Калькулятор»
2. Задайте параметры: рабочие места, серверы, 1С, выезды, VIP и др.
3. Система покажет тарифы Оптимальный и Премиум с разбивкой по компонентам
4. Нажмите «Применить к составу» у нужного тарифа — строки услуг заполнятся автоматически
5. Разовые работы добавьте отдельными строками вручную

Детальный расчёт и сводная строка в договоре

Калькулятор считает стоимость по отдельным строкам (рабочие места, серверы, 1С, выезды и т.д.) — это удобно для проверки и обсуждения с клиентом на встрече.

При этом в текст договора (DOCX) можно вывести состав по-разному — переключатель «Формат состава» на вкладке «Состав услуг»:

Сумма в обоих режимах одинаковая — меняется только представление в документе. Переключить режим можно до генерации DOCX и при необходимости перегенерировать черновик.

Параметры расчёта сохраняются в договоре; при генерации DOCX попадают в шаблон (тариф, состав, суммы).

Если сумма в поле «Стоимость» не совпадает с суммой строк — появится жёлтое предупреждение, но переход к следующему шагу не блокируется.

Подробнее: Калькулятор услуг в мастере договора.

История изменений и влияние на стоимость

Система ведёт полную историю по каждому договору: не только «кто и когда менял карточку», но и как каждый документ повлиял на стоимость.

Где смотреть

Как это работает

Каждый документ, который меняет условия (доп. соглашение о цене, изменение срока, расторжение), создаёт запись «Изменение», привязанную к документу. При подписании и подтверждении фиксируется финансовый эффект:

• новая регулярная стоимость или дельта (на сколько изменилась абонентская плата);
• разовые суммы;
• дата, с которой изменение вступает в силу.

На вкладке «Финансы» виден график стоимости во времени — как менялась абонентская плата после каждого подписанного ДС. Все версии документов сохраняются: можно скачать любую редакцию и увидеть, какая из них привела к изменению суммы.

Согласование

Согласование включается настройкой «Использовать согласование договоров». Если выключено — документ можно сразу отметить финальным и перейти к подписанию (при наличии прав).

Как отправить

1. На вкладке «Документы» убедитесь, что нужные версии — черновики
2. Вкладка «Согласования» → Отправить на согласование
3. Выберите версии документов для пакета согласования

Система подберёт маршрут (этапы и участников) по правилам: клиент, получатель, сумма, тип документа.

Решения согласующего

После согласования

• Для версий создаётся PDF для подписи
• Загружаете подписанный скан — документ Подписан, основной договор переводит договор в Действует

Автогенерация документов

При создании договора или нажатии «Сгенерировать документ» система:

1. По правилам выбирает комплект шаблонов (зависит от нашего юрлица, клиента, контрагента, области, суммы)
2. Берёт актуальные DOCX-шаблоны с переменными (номер, даты, стороны, состав услуг, тариф калькулятора…)
3. Формирует файлы и сохраняет как версии документов со статусом «Сгенерировано ASK»

Перегенерация: для черновика можно обновить DOCX — старая версия сохраняется в истории, текущая заменяется. Уже согласованные или подписанные документы перегенерацией не перезаписываются — нужна новая версия.

Шаблоны и правила настраивает администратор: Настройки → Финансы → Договоры → Шаблоны.

Вкладки карточки договора — кратко

Какой сценарий выбрать — шпаргалка

Частые вопросы

Почему не могу изменить сумму в действующем договоре?
Ключевые условия заблокированы. Оформите доп. соглашение — изменение применится после его подписания.

Почему услуга не видна в реестре услуг клиента?
В реестре показываются услуги только по действующим договорам (не черновик и не на согласовании).

Загрузил новую версию — согласование пропало.
Новая версия открывает новый цикл: нужно отправить на согласование снова.

Калькулятор не виден.
Попросите администратора включить «Использовать калькулятор IT-услуг». Ручные строки услуг доступны всегда.

Несколько документов в одном согласовании?
Да. При отправке можно включить в один пакет несколько версий (например, договор + приложение).

Можно ли в договоре показать одну строку, а в калькуляторе — детальную разбивку?
Да. Рассчитайте в калькуляторе (детально), затем переключите формат состава на «Одной строкой» перед генерацией DOCX.

Клиент прислал свой вариант договора в Word — что делать?
Загрузите файл при создании (Подготовить вручную) или как новую версию / через «+ Документ» к существующему договору. Укажите источник «Получено от клиента».

Связанные материалы

• Договоры — реестр, фильтры, права, уведомления
• Калькулятор услуг
• Услуги для клиентов
• Настройки модуля «Финансы»
• Сделки CRM