АСК Легарус
+7 (495) 021-35-45

Модуль персонала и документов

Документы сотрудников, организаций и объектов

Настраивайте обязательные типы документов, контролируйте сроки действия и комплектность по сотрудникам и юридическим лицам. Храните сканы в карточке человека и формируйте сводную матрицу для HR, охраны труда и службы безопасности.

Получить демонстрацию Обсудить пилот контроля комплектности

Модуль поставляется вместе с персоналом и файловым слоем в составе согласованного контура. Стоимость зависит от числа пользователей, организаций, типов документов и объёма настройки.

От правила обязательности до матрицы комплектности

Тип документа, загрузка скана, срок действия, статус по организации и сводный отчёт для HR и охраны труда.

  1. Тип

    Обязательность и safety-признак.

  2. Загрузка

    Скан, организация и срок.

  3. Статус

    Валиден, просрочен, отсутствует.

  4. Матрица

    Незакрытые позиции по людям.

  5. Excel

    Выгрузка для контроля.

Что умеет модуль

Контур документов объединяет типы, файловый слой и управленческую отчётность; AI и OCR здесь дополняют работу с содержимым файла.

Типы и комплектность

Система хранит не только файл, но и правило обязательности, срок и организационный контекст.

Функции
  • Справочник типов документов
  • Обязательность и safety-признак
  • Матрица комплектности по людям и организациям

Файловый слой

PDF, сканы и изображения работают как единый файловый контекст с дедупликацией и поиском.

Функции
  • Загрузка PDF, JPG и PNG
  • SHA-256 дедупликация и корзина
  • Поиск по имени и извлечённому тексту

Карточка и отчётность

Карточка сотрудника, матрица и интеграции помогают удерживать комплектность под контролем.

Функции
  • Статусы в карточке сотрудника
  • Excel-матрица незакрытых позиций
  • Импорт кадровых данных из 1С:ЗУП

Файл отвечает на вопрос «что загружено», тип документа - «что должно быть»

Скан в папке не показывает, обязателен ли документ, к какой организации относится и когда заканчивается. АСК хранит файл вместе с типом, сроком и контекстом сотрудника.

Обычная папка

  • Имя файла
  • Ручная проверка
  • Одна строка на сотрудника
  • Нет правила обязательности
  • Нет отчёта
  • Дубли файлов

Контур документов АСК

  • Тип документа
  • Статус валидности
  • Матрица по организациям
  • Required, safety, org_required
  • Excel-матрица
  • Дедупликация бинарника

Правила комплектности задаются в справочнике

Администратор настраивает типы с обязательностью, safety-признаком, привязкой к подразделению и организации.

  • название
  • обязательность
  • safety-признак
  • обязательность по организации
  • тип карточки
  • подразделение
  • активность
  • порядок отображения

Система не определяет нормативный перечень автоматически. Типы и правила утверждает заказчик.

Для каждого обязательного типа виден актуальный статус

В карточке сотрудника отображаются тип, организация, файл, дата загрузки, срок действия и статус. Счётчик показывает число незакрытых обязательных позиций.

  • Действия «загрузить», «заменить» и «удалить» в пределах прав
  • Выбор организации при нескольких активных трудоустройствах
  • Safety-документы выделяются отдельным фильтром и отчётом

Safety-флаг является классификацией системы и не подтверждает автоматическое соответствие законодательству.

Один тип может требоваться отдельно для каждой активной организации

Документ, действующий для одной организации, не закрывает обязательность по другой.

  1. Трудоустройства

    У сотрудника несколько активных трудоустройств.

  2. org_required

    Тип требует отдельной позиции по организации.

  3. Загрузка

    Пользователь выбирает организацию при загрузке.

  4. Матрица

    Каждая позиция проверяется отдельно.

Модель относится к активным трудоустройствам и справочнику организаций. Объектная или клиентская матрица требует отдельного проектирования.

Несколько страниц можно сохранить одним PDF-документом

  • Подтверждён сценарий загрузки PDF, JPG и PNG с объединением
  • Файл привязывается к типу, сотруднику, организации и сроку
  • Статус рассчитывается по дате действия: валиден, просрочен, отсутствует

Максимальный размер и число файлов проверяются в актуальной конфигурации. Извлечённый текст и AI-подсказки помогают работе с файлом, но юридически значимые атрибуты и итоговая проверка остаются под контролем пользователя.

Интеллектуальная обработка

Работайте с содержимым документа, а не только с именем файла

АСК извлекает текст из документов, включая PDF, сканы и изображения. Полученный текст можно использовать для поиска, подсказки атрибутов и связанных рабочих сценариев. Распознавание и AI-обработка выполняются внутри локального контура.

  1. Шаг 1

    PDF, скан или изображение

  2. Шаг 2

    Извлечение текста

  3. Шаг 3

    Индексирование

  4. Шаг 4

    Поиск по содержимому

  5. Шаг 5

    Подсказка категории или атрибутов

  6. Шаг 6

    Использование в связанном процессе

Извлечение текста

AI

Система получает содержимое из поддерживаемых документов и изображений.

Полнотекстовый поиск

AI

Документ можно находить по содержанию, а не только по имени файла.

Подсказка атрибутов

AI

Текст помогает предложить категорию и связанные признаки.

Связанные процессы

AI

Извлечённый текст можно использовать в ServiceDesk, знаниях и других сценариях.

AI в АСК

Центральный экран

Руководитель видит все незакрытые позиции в одном отчёте

Матрица позволяет проверять не только наличие файла, но и выполнение настроенного правила обязательности. Доступны фильтры по подразделению, статусу сотрудника и выгрузка Excel.

Сотрудник 01

  • Подразделение: Цех А
  • Организация: Организация А
  • Допуск: Валиден
  • Обучение: Валиден
  • Медосмотр: Отсутствует

Сотрудник 02

  • Подразделение: Цех Б
  • Организация: Организация Б
  • Допуск: Просрочен
  • Обучение: Валиден
  • Медосмотр: Валиден

Отчёт отражает состояние данных АСК на момент формирования и не является юридическим заключением о допуске.

Файловый слой уменьшает дубли и связывает документ с контекстом

Бинарный файл хранится в общем слое, а тип документа, категория, проект и объект - в логической записи. Один бинарник может использоваться в разных контекстах без лишних копий.

  • SHA-256 дедупликация
  • мягкое удаление и корзина
  • иерархические категории
  • поиск по имени и содержимому
  • проектный и объектный доступ

Пользователь открывает документ из карточки сотрудника, договора, проекта, ServiceDesk, задачи или базы знаний, а не ищет его в общей папке.

Кадровые данные могут поступать из 1С:ЗУП, документы - отдельный контур

  • Трудоустройства импортируются из 1С:ЗУП
  • Сопоставление сотрудника по ИНН или СНИЛС, организации - по ИНН
  • Обратной выгрузки и автоматического импорта сканов нет

Типовые сценарии использования

HR

Контроль обязательных кадровых документов и сроков.

Охрана труда

Safety-фильтр и матрица просрочек.

Несколько юридических лиц

Отдельные обязательные позиции по активным трудоустройствам.

Сервисная компания

Контроль документов инженеров перед работами на площадках.

Проектная организация

Документарный контекст сотрудников и проектных файлов.

Пилот

50-200 сотрудников, 5-10 типов, одна группа, матрица и Excel-отчёт.

Решение по комплектности Сегмент HR и ОТ База знаний

Частые вопросы

Да. Для типов с признаком обязательности по организации система учитывает активные трудоустройства.

Локальный AI

AI работает внутри инфраструктуры заказчика

AI в АСК не использует внешние AI API и возвращает результат в тот же рабочий контекст, где начался процесс.

Все модели локально

AI-исполнение происходит внутри внутренней инфраструктуры заказчика.

Нет внешних провайдеров

Для AI-функций не используются внешние AI API или сервисы.

Данные не передаются наружу

Заявки, документы, проекты, аудио и знания остаются внутри контура.

AI можно отключить

Любая AI-функция может быть административно отключена.

Демонстрация

Покажем матрицу на вашем наборе документов

Укажите число сотрудников, организаций и типов документов. Подготовим демонстрацию справочника, карточки сотрудника и отчёта комплектности.

Укажите телефон или рабочую почту — хотя бы один контакт обязателен.